Polityka prywatności

1. Kto jest administratorem danych

Administratorem Twoich danych (jako klienta Praxonii) jest Praxonia sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku, ul. Szafarnia 11 lok. F8, 80-755 Gdańsk, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku, VII Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS 0001260777, NIP 5833576809, REGON 545484639, kapitał zakładowy 10 000,00 zł. Usługę Praxonia prowadzi ten sam podmiot.

Kontakt w sprawach danych: info@praxonia.pl (temat: RODO).

2. Dwie role Praxonii — administrator i procesor

• Praxonia jako administrator — wobec Ciebie (klienta) i osób odwiedzających praxonia.pl. O tym przetwarzaniu mówi ta polityka.
• Praxonia jako procesor — wobec danych Twoich klientów końcowych (np. osób piszących do Klary w Twoim sklepie) administratorem jesteś Ty, a my przetwarzamy je w Twoim imieniu i na Twoje polecenie — na zasadach opisanych w umowie powierzenia (DPA).

Ta polityka nie zastępuje Twojej polityki prywatności wobec Twoich klientów — gotowy wzór klauzuli do Twojej polityki znajdziesz w DPA.

3. Pojęcia, których używamy (definicje)

• RODO — rozporządzenie (UE) 2016/679 o ochronie danych osobowych.
• Dane osobowe — informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej (np. imię, e-mail, numer telefonu).
• Przetwarzanie — każda operacja na danych: zbieranie, przechowywanie, wykorzystywanie, usuwanie.
• Administrator — podmiot, który decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych.
• Procesor (podmiot przetwarzający) — podmiot przetwarzający dane w imieniu administratora, na jego polecenie.
• Klient końcowy — klient Twojego sklepu lub witryny (osoba, której dane obsługujemy w Twoim imieniu).

4. Po co i na jakiej podstawie

• Świadczenie usługi i rozliczenia — bo łączy nas umowa (RODO art. 6 ust. 1 lit. b).
• Obsługa zgłoszeń i kontakt — nasz prawnie uzasadniony interes: bieżąca komunikacja z klientami i osobami zainteresowanymi usługą (art. 6 ust. 1 lit. f).
• Bezpieczeństwo usługi — nasz prawnie uzasadniony interes: zapobieganie nadużyciom, weryfikacja firm przy rejestracji, ochrona klientów i infrastruktury (art. 6 ust. 1 lit. f).
• Ustalenie i obrona roszczeń — nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f).
• Obowiązki prawne — np. wystawianie faktur i ich archiwizacja (art. 6 ust. 1 lit. c).
• Newsletter — tylko jeśli sam się zapiszesz (zgoda, art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną); szczegóły w sekcji „Newsletter".
• Analityka strony — dziś nie prowadzimy jej wcale; szczegóły w sekcji Cookies.

5. Jakie dane przetwarzamy

• Twoje (przedsiębiorcy): dane firmy (w tym NIP), adres e-mail, numer telefonu, dane do rozliczeń, korespondencja z nami.
• Twoich klientów końcowych: m.in. adresy e-mail i treść wiadomości do Klary, w zakresie potrzebnym do obsługi.
• Operacyjne: opisy produktów i treści, które dla Ciebie tworzymy, oraz anonimowy zapis zdarzeń (audyt).

Numer telefonu podajesz przy zakładaniu konta. Używamy go wyłącznie do kontaktu w sprawie Twojego konta oraz wstępnej weryfikacji firmy (ograniczenie nadużyć) — nie wysyłamy reklamowych SMS-ów. Podstawa: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz nasz prawnie uzasadniony interes w bezpieczeństwie usługi (art. 6 ust. 1 lit. f).

Czy musisz podać dane: podanie danych firmy (w tym NIP), adresu e-mail i numeru telefonu jest warunkiem zawarcia umowy — bez nich nie założysz konta. Podanie pozostałych danych (np. zapis na newsletter) jest dobrowolne i nie wpływa na korzystanie z usługi.

6. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

Przy zakładaniu konta automatycznie sprawdzamy dane Twojej firmy w publicznych rejestrach (m.in. w wykazie podatników VAT). Jeśli podany NIP nie figuruje w rejestrze, automatyczna rejestracja zatrzymuje się od razu — to weryfikacja danych niezbędna do zawarcia umowy (art. 22 ust. 2 lit. a RODO); formularz wskazuje wtedy nasz adres e-mail, a założeniem konta zajmuje się człowiek.

Zgłoszenia analizujemy też pod kątem nadużyć — także narzędziami sztucznej inteligencji. Automat może wstrzymać aktywację konta i skierować sprawę do przeglądu przez człowieka. Decyzję o odmowie świadczenia usług — i o ewentualnym wpisie na naszą wewnętrzną listę blokującą — podejmuje zawsze człowiek. Poza opisaną wyżej weryfikacją danych nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub podobnie istotnie na Ciebie wpływały (art. 22 RODO).

Od każdej odmowy możesz się odwołać w terminie 14 dni (§7 Regulaminu) — odpowiedz na e-mail z decyzją albo napisz na adres wskazany w §7. Odwołanie rozpatruje człowiek; możesz przedstawić własne stanowisko i dokumenty. Nie profilujemy Cię w celach marketingowych.

7. Komu przekazujemy dane (sub-procesorzy)

Korzystamy z zaufanych dostawców, którzy przetwarzają dane osobowe w naszym imieniu (hosting, baza danych, płatności, e-mail, dostawcy modelu AI). Listę tych dostawców — z celem, lokalizacją i linkiem do umowy — znajdziesz w Trust Center. Narzędzia operacyjne bez danych osobowych Twoich klientów udostępniamy na życzenie. Każdą zmianę na liście zgłaszamy z 30-dniowym wyprzedzeniem.

Przekazywanie poza Unię Europejską: gdy dostawca działa poza UE (np. w USA), transfer opieramy na standardowych klauzulach umownych (RODO art. 44–50). Większość infrastruktury trzymamy w UE.

8. Jak długo przechowujemy dane

Na żądanie usunięcia odpowiadamy do 30 dni. Po upływie okresów z tabeli dane usuwamy lub anonimizujemy.

9. Twoje prawa

Masz prawo do:

• dostępu do swoich danych i ich kopii,
• sprostowania błędnych danych (poprawiamy bez zbędnej zwłoki),
• usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym"),
• przeniesienia danych (eksport, m.in. do CSV),
• ograniczenia lub sprzeciwu wobec niektórych celów przetwarzania — w tym sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie,
• wycofania zgody w dowolnym momencie (np. wypis z newslettera) — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania,
• skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (Prezesa UODO) — uodo.gov.pl.

Żądanie zgłaszasz e-mailem na info@praxonia.pl (temat: RODO). Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w miesiąc.

10. Inspektor ochrony danych (IOD)

Nie mamy obowiązku wyznaczenia inspektora ochrony danych (art. 37 RODO): nie jesteśmy organem publicznym, nie prowadzimy na dużą skalę regularnego i systematycznego monitorowania osób ani przetwarzania szczególnych kategorii danych. Stan na 16.07.2026. Ocenę powtarzamy przy każdej istotnej zmianie skali lub charakteru przetwarzania (np. znaczący wzrost liczby obsługiwanych sklepów, nowe kategorie danych), nie rzadziej niż raz na 12 miesięcy. Jeśli obowiązek powstanie — wyznaczymy IOD i opublikujemy jego dane w tym dokumencie.

11. Pliki cookie i analityka

• Strona marketingowa (praxonia.pl): dziś nie prowadzimy tu żadnej analityki — nie liczymy nawet anonimowych odwiedzin. Kiedy zaczniemy, będzie to Plausible: narzędzie, które nie ustawia żadnych plików cookie i nie zbiera danych osobowych. Zaktualizujemy wtedy ten dokument, zanim cokolwiek uruchomimy. Brak ciasteczek = brak banera = brak śledzenia Cię po internecie.
• Panel klienta (app.praxonia.com): w samym panelu używamy wyłącznie plików cookie niezbędnych do zalogowania i bezpieczeństwa konta — nie ma tam ani jednego pliku marketingowego czy analitycznego. Nie wszystkie są sesyjne, więc mówimy wprost, jak długo żyją: cookie logowania znika, gdy się wylogujesz, a jeśli tego nie zrobisz — wygasa po 400 dniach; osobne cookie zapamiętujące, że ufasz temu urządzeniu (dzięki czemu nie potwierdzasz logowania dwuskładnikowo za każdym razem), żyje 60 dni. Oba są wyłączone spod obowiązku zgody (niezbędne do działania usługi, art. 173 Prawa telekomunikacyjnego), dlatego również tu nie ma banera.
• Płatność — strona operatora płatności: płatności nie obsługujemy u siebie. Przechodząc do zapłaty — a także otwierając zarządzanie subskrypcją i historię faktur — opuszczasz nasz serwis i trafiasz na stronę operatora płatności (Stripe): odpowiednio checkout.stripe.com albo billing.stripe.com — widzisz to w pasku przeglądarki. Administratorem tej domeny jest Stripe i to on ustawia tam swoje własne pliki cookie, służące przeciwdziałaniu oszustwom przy płatnościach — m.in. __stripe_mid, który rozpoznaje urządzenie i pozostaje na nim dłużej niż jedna sesja przeglądarki. To nie są nasze pliki cookie: nie ma ich ani na praxonia.pl, ani w panelu — nie mamy do nich dostępu i nie służą marketingowi ani śledzeniu Cię po internecie. Dlatego zdanie wyżej pozostaje w mocy i baneru u nas nadal nie ma; zasady tych plików opisuje polityka prywatności Stripe, obowiązująca na jego stronie.
• Nie używamy Google Analytics, pikseli reklamowych ani cookies marketingowych.

12. Newsletter (zapis dobrowolny)

Możesz zapisać się na nasz newsletter w stopce strony lub pod artykułem na blogu. Zapis jest w pełni dobrowolny i działa w modelu podwójnej zgody: po podaniu adresu wysyłamy jeden mail z linkiem potwierdzającym — dopiero kliknięcie go aktywuje subskrypcję. Bez potwierdzenia nie wyślemy nic więcej.

• Co zbieramy: Twój adres e-mail, datę i źródło zapisu oraz adres IP — wyłącznie po to, żeby udokumentować zgodę (RODO/UŚUDE).
• Jak często piszemy: maksymalnie 1–2 wiadomości miesięcznie. Bez spamu i bez sprzedaży Twojego adresu komukolwiek.
• Wypis: w każdej chwili, jednym kliknięciem — link jest w stopce każdej wiadomości. Po wypisie usuwamy Cię z listy wysyłkowej.
• Podstawa prawna: Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną), którą możesz wycofać w dowolnym momencie.

13. Kontakt — dwa kanały

• Dane osobowe i prawa RODO: info@praxonia.pl (temat: RODO) — żądania dostępu, sprostowania, usunięcia, eksportu, sprzeciwu.
• Bezpieczeństwo techniczne: security@praxonia.pl — zgłoszenia luk bezpieczeństwa, podejrzenia incydentu, pytania due diligence.

Powiązane dokumenty

• Trust Center — sub-procesorzy i bezpieczeństwo
• Umowa powierzenia przetwarzania danych (DPA)
• Regulamin świadczenia usług